De opdracht
Rijnstate wilde iets met het bestaande intranet. Wat precies, was aan het begin niet scherp. Dat werd het kenmerkende probleem van dit project: de opdracht bleef schuiven, en het duurde lang voordat er duidelijkheid kwam.
We hebben de ontwerpvraag daarom vier keer herschreven. De versie waar we mee zijn geëindigd: hoe kan het bestaande intranet geïnnoveerd worden om de communicatie tussen verpleegkundigen en artsen onderling te optimaliseren?
Onderzoek
Om grip te krijgen op een bewegende opdracht hebben we van twee kanten gewerkt. Aan de kant van de opdrachtgever voerden we expert interviews en gebruikten we de tussentijdse presentatie in week 10 om door te vragen op wat nu echt cruciaal was. Daar kwamen vier eisen uit: mobiele responsiveness, communities, laagdrempelig chatten, en documenten en kennis kunnen uitwisselen.
Aan de gebruikerskant zetten we een enquête uit die door zestien mensen werkzaam in de zorg is ingevuld, aangevuld met desk research en literatuurstudie. Wensen en behoeften brachten we samen in een mindmap.
Van onderzoek naar concept
De kernvraag werd: wat is de makkelijkste vorm voor een centrale hub? Het ontwerp moest namelijk twee dingen tegelijk doen. Een toegang zijn tot alle bestaande Rijnstate-apps, en ruimte bieden aan sociale functies als communities, chats en forums.
In plaats van weer een losse app of website kozen we voor een dashboard met klikbare tegels. Via desk research verzamelden we dashboards die ons aanspraken in een inspiration wall.
Daaruit volgde een concrete ontwerpkeuze: zoveel mogelijk visueel, zo min mogelijk tekst. Elke tegel kreeg een icoon met daaronder de naam van de bestemming. Geen informatie-overload, je hebt iets nodig, je vindt het, en je bent weg.
Ontwerpcriteria
Uit het onderzoek destilleerden we zes criteria waaraan het ontwerp moest voldoen.
- Gebruiksvriendelijkheid. Snel vinden wat je zoekt, voor iedereen.
- Functionaliteit. Laagdrempelig chatten, communities starten, forums maken, nieuwsupdates zien.
- Veiligheid en privacy. Voldoen aan de privacyregelgeving en wetgeving in de gezondheidszorg. In een ziekenhuis is dat geen bijzaak.
- Aanpasbaarheid. Tegels verslepen en zelf bepalen wat waar staat.
- Compatibiliteit en toegankelijkheid. Responsive via mobile first, waarbij app en website los van elkaar staan.
- Feedback en verbetering. Een ingebouwd systeem voor suggesties en bugreports.
Het resultaat
MijnZorgHub opent op een dashboard dat in drie lagen is geordend. Bovenaan snelkoppelingen naar de omgevingen waar medewerkers dagelijks in werken: het Intranet, Outlook en Teams, elk met hun eigen herkenbare logo. Daaronder de functies die er nog niet waren: leden, agenda en community. En tot slot overig, met de nieuwsbrief, arbeidsvoorwaarden en een feedbackknop.
Rechts staat een kolom met nieuwsberichten uit de organisatie, zodat je in één oogopslag ziet wat er speelt zonder eerst het intranet in te duiken.
De winst zit niet in nieuwe functionaliteit maar in het wegnemen van zoekwerk. Wat verspreid stond over losse systemen komt samen op één plek, in een volgorde die de gebruiker zelf bepaalt.